유치원3법과 관련된 유치원재정관리시스템(K-에듀파인)의 운영에 있어 인적구성 등에 관해 살펴보고자 합니다. 

Q. 저희원은 180명 정원의 유치원입니다. 사립유치원인 이유로 행정직이 별도로 있지 아니하며 설립자겸 원장과 원감이 원영업무의 전부를 담당한다고 해서 과언이 아닐 지경입니다. 2020년도에는 K-에듀파인에 원의 재정상황을 매일, 매월 입력하고 절차를 밟아야하는데, 누구를 어떤 형식으로 채용 또는 임명하여 업무를 처리해야 하는지 그 절차가 궁금합니다. 

A. 예전부터 매년 유치원은 결산만을 보고하면 아무런 문제가 없었습니다. 그런데 2020년도부터 모든 유치원에 적용되는 K-에듀파인은 유치원의 수입과 지출을 꼼꼼히 관리하고, 수입 및 지출과정을 명명백백하게 한 다음 문제가 있으면 원장과 회계책임자를 처벌하게끔 되어 있습니다. 이는 매우 유감스러운 상황으로 전례가 없습니다.

◇ 세입·세출담당자는 유치원 소속 직원이어야 

모든 유치원은 회계책임자는 원칙상 학교장입니다. 통상적으로 설립자와 학교장이 동일인이든 다른 사람이든 모두 책임자는 학교장(원장)입니다. 유치원의 회계책임자는 원칙상 수입(세입)과정상 회계책임자와 지출(세입)과정상의 회계책임자를 임명하게끔 되어 있습니다. 다만 두 과정(세입, 세출)의 책임자를 1명으로 임명할 수 있습니다. <아래 표1>

학교장에 의하여 임명된 세입·세출담당자는 소속 직원이어야 합니다. 일부 유치원에서는 소속되지 아니한 사람을 사실상 회계담당자로 두어 세입과 세출처리를 하는 경우가 있는데, 이는 명백히 위험한 행위입니다. 

왜냐하면 회계담당자는 원의 운영과 관련된 부분에 있어 전적인 책임을 학교장과 연대로 책임 보증하는 위치에 있기 때문입니다. 결국 일용직 또는 무자격업체 소속 직원을 활용한 세입·세출업무는 반드시 피하셔야 합니다. <아래 표2>

또 학교장(원장)에 의하여 임명된 회계담당직원은 반드시 재정보증보험에 가입을 하여야 합니다. 

재정보증보험의 가입의 목적은 업무상배임횡령 등에 대비한 것으로서 원칙상 원장이 아닌 재정담당직원이 가입되어 있음이 좋습니다. 

◇ 재정단계별 담당업무의 배분

재정단계별 업무는 크게 기안업무와 결제업무로 구별할 수 있습니다. 

원감 또는 행정실장에 의한 업무(재정기안업무)로 품의행위는 유치원이 계약 등 사전약정절차에 의하여 지출되는 것이 아닌 지출행위에 필요한 절차입니다. 품의행위는 주로 학교장(원장)에 의하여 임명된 회계담당자급에서 담당을 하게 됩니다. 일반적인 사립유치원의 경우 주로 원감, 또는 행정실장이 담당을 하고 있습니다. 

원인행위는 품의에 의하여 지출이 제안된 사안에 대해 원인행위절차를 거치는 것이 일반적입니다. 그런데 대부분의 원인행위절차는 품의절차와 동시에 이루어지는 경우가 대부분이고, 품의 행위 없이 원인행위를 바로 하는 경우가 있는데 이경우도 품의행위를 하는 담당자가 처리를 하면 됩니다. 

품의 없이 원인행위가 즉시 이루어지는 경우는 대부분 사전계약에 의하여 지출이 이루어지는 경우입니다. 근로계약에 의한 급여지급·전기공급계약에 의한 전기요금지급, 강사계약에 의한 강사료지급, 운송계약에 의한 통학버스사용료지급, 계속적 공급계약에 의한 물품의 공급 등이 있습니다. 

학교장(원장)의 업무(재정결제업무)로는 품의·원인행위의 검토 및 확인을 해야 합니다. 품의나 원인행위에 의하여 K-에듀파인에 올라온 결제요청 내용은 학교장(원장)의 검토를 거쳐야 합니다. 이는 회계최종책임자인 학교장(원장)의 확인을 거쳐 회계과정상 부정이나 문제가 없도록 하기 위함이고, 이 과정상에는 전문가의 자문 등을 거쳐 최종결정을 할 수 있습니다. 

지출 결의는 회계담당자의 품의 또는 원인행위에 대한 내용에 문제가 없다고 판단을 하는 경우 최종회계책임자인 학교장(원장)의 결제를 거치게 되는데, 이는 지출결의의 형식을 통하여 진행이 됩니다.

차후 교육청감사에 있어 임직원의 업무패턴과 경향을 파악 후 유치원의 종합감사를 임할 것으로 예상됩니다. 재정관련 업무는 반드시 정규직원 그리고 공인된 자격사가 아니면 업무에 접근하게 해서는 안 됩니다. 항상 재정관리에 있어 주의와 조심이 매우 필요한 시기입니다.